Título

Cada ítem o etiqueta que añades en OmniFocus tiene un título que puedes editar en esta sección del inspector.

Selecciona el texto del título en el inspector para modificarlo.

Tipo y Estado

Usa esta sección del inspector para definir atributos específicos del tipo y estado de los ítems seleccionados en el esquema.

El nombre de esta sección cambia dependiendo de lo que hayas seleccionado.

Ítem de buzón

La sección Ítem de buzón aparece cuando has seleccionado uno o más ítems o grupos de ítems del Buzón.

Esta sección incluye los siguientes atributos:

• Estado: un selector para ajustar el estado de los ítems seleccionados. Los ítems y grupos del Buzón pueden tener el estado Activo, Completado o Descartado.

• Marca: el icono de una bandera vacía (sin marca), pintada de naranja (marcada), medio pintada (selección mixta), o con un contorno de puntos naranjas (marca heredada). Haz clic para cambiar el estado de la sección (marcada o sin marcar).

  Cuando se marca un ítem del Buzón, este aparece en la perspectiva Marcado. Si se establece una marca en un grupo de ítems, los ítems contenidos heredan la marca.

• Tipo (solo grupos de ítems): un selector para ajustar el tipo de grupo. Los grupos de ítems pueden ser de tipo Paralelo o Secuencial.

• Proyecto: un campo para indicar el proyecto del que forma parte el ítem. En los ítems y grupos del Buzón, este campo está vacío; al asignar un proyecto a un ítem del Buzón, este suele desaparecer del Buzón (dependiendo de las preferencias de Organización).

  Asigna un proyecto a la selección introduciendo su nombre en el campo, o bien haz clic en la flecha hacia abajo para ver una lista. Para crear un proyecto nuevo con la selección, introduce el nombre en el campo y selecciona Crear “nombre del proyecto nuevo” (o pulsa Comando-Retorno). Haz clic en Ir a este proyecto para abrir el proyecto asignado en la perspectiva Proyectos.

• Completar con la última acción (solo grupos de ítems): una casilla que determina si el estado del grupo pasa automáticamente a Completado cuando se completa el último ítem. (Si no está seleccionada, el estado del grupo debe cambiarse a Completado manualmente.)

Acción

La sección Acción aparece cuando seleccionas una o más acciones o grupos de acciones (en una serie de proyectos).

Esta sección incluye los siguientes atributos:

• Estado: un selector para ajustar el estado de los ítems seleccionados. Los ítems y grupos de acciones pueden tener el estado Activo, Completado o Descartado.

• Marca: el icono de una bandera vacía (sin marca), pintada de naranja (marcada), medio pintada (selección mixta), o con un contorno de puntos naranjas (marca heredada). Haz clic para cambiar el estado de la sección (marcada o sin marcar).

  Cuando se marca una acción, esta aparece en la perspectiva Marcado. Cuando se marca un grupo de acciones, las acciones incluidas heredan dicha marca.

• Tipo (solo grupos de acciones): un selector para ajustar el tipo de grupo. Los grupos de acciones pueden ser de tipo Paralelo o Secuencial.

• Proyecto: un campo para indicar el proyecto del que forma parte la acción.

  Cambia el proyecto de la acción introduciendo un nombre de proyecto distinto en el campo, o bien haz clic en la flecha hacia abajo para ver una lista. Para crear un proyecto nuevo con la selección, introduce el nombre en el campo y selecciona Crear “nombre del proyecto nuevo” (o pulsa Comando-Retorno). Haz clic en Ir a este proyecto para abrir el proyecto asignado en la perspectiva Proyectos.

• Completar con la última acción (solo grupos de acciones): una casilla que determina si el estado del grupo pasa automáticamente a Completado cuando se completa el último ítem. (Si no está seleccionada, el estado del grupo debe cambiarse a Completado manualmente.)

Proyecto

La sección Proyecto aparece cuando seleccionas uno o más proyectos.

Esta sección incluye los siguientes atributos:

• Estado: un selector para ajustar el estado de los ítems seleccionados. El estado de un proyecto puede ser Activo, En espera, Completado o Descartado.

  Por omisión, todos los proyectos tienen el estado Activo. Para más información sobre el significado de cada estado y cómo afecta a la disponibilidad de los ítems del proyecto, consulta la sección Estado del proyecto.

• Marca: el icono de una bandera vacía (sin marca), pintada de naranja (marcada), medio pintada (selección mixta), o con un contorno de puntos naranjas (marca heredada). Haz clic para cambiar el estado de la sección (marcada o sin marcar).

  Cuando se marca un proyecto, las acciones incluidas heredan la marca y aparecen en la perspectiva Marcado.

• Tipo: un selector para ajustar el tipo de la selección. Los proyectos pueden ser de tipo Secuencial, Paralelo o Acciones individuales.

  Por omisión, los proyectos son de tipo Paralelo (esto puede cambiarse en las preferencias de Organización). Para más información sobre el significado de cada tipo y de cómo afecta a la disponibilidad de los ítems del proyecto, consulta Tipo de proyecto.

• Completar con la última acción: una casilla que determina si el estado del proyecto pasa automáticamente a Completado cuando se completa la última acción. (Si no está seleccionada, el estado del proyecto debe cambiarse a Completado manualmente.)

  Los proyectos de acciones individuales no muestran este atributo, dado que no incluyen una última acción y no se consideran completados.

Etiqueta

La sección Etiqueta aparece cuando seleccionas una o más etiquetas en una vista con una lista de etiquetas en el esquema o en la barra lateral.

Esta sección incluye los siguientes atributos:

• Estado: un selector para ajustar el estado de los ítems seleccionados. El estado de una etiqueta puede ser Activo, En espera o Descartado.

  Por omisión, las etiquetas tienen el estado Activo. Para más información acerca del significado de cada estado y de cómo afecta a la disponibilidad de los ítems que tienen asignada la etiqueta, consulta la sección Estado de etiquetas.

• Añadido: indica la fecha en que se añadió la etiqueta a la base de datos de OmniFocus. Este valor queda definido al crear una etiqueta, y no puede modificarse.

• Modificado: indica la fecha en que se modificó la etiqueta por última vez. Este valor se actualiza automáticamente al editar una etiqueta, y no puede modificarse manualmente.

Estado

La sección Estado aparece al seleccionar varios ítems de distintos tipos.

Esta sección incluye los siguientes atributos:

• Estado: un selector para ajustar el estado de los ítems seleccionados. Las selecciones múltiples de varios tipos pueden cambiarse a un estado Activo, Completado o Descartado.

• Marca: el icono de una bandera vacía (sin marca), pintada de naranja (marcada), medio pintada (selección mixta), o con un contorno de puntos naranjas (marca heredada). Haz clic para cambiar el estado de la sección (marcada o sin marcar).

Etiquetas

Usa la sección Etiquetas del inspector para añadir etiquetas a los ítems de la selección actual, o bien comprobar qué etiquetas tienen asignadas. Al seleccionar varios ítems, la lista incluye todas las etiquetas que tengan asignadas.

Las etiquetas representan asociaciones de las tareas, contigo y con el mundo que las rodea. Haz clic en el campo correspondiente del inspector y empieza a escribir para añadir una etiqueta a un ítem; las etiquetas existentes aparecen como sugerencias que se pueden autocompletar. Para crear una etiqueta nueva para la selección, introduce el nombre en el campo y elige Crear “nombre de la etiqueta nueva” (o pulsa Comando-Retorno).

Los ítems pueden tener tantas etiquetas como quieras. Si ya existen etiquetas asignadas a la selección, haz Control-clic en una de ellas para mostrarla en la perspectiva Etiquetas o eliminarla de la selección.

Fechas

Usa la sección Fechas del inspector para definir atributos temporales en aquellos ítems con requisitos de inicio o fin (o ambos). Esta sección también muestra horas específicas de creación, modificación y finalización.

Duración estimada

Usa el campo Duración estimada para indicar el tiempo estimado necesario (en minutos o en horas) para completar una tarea.

La duración estimada es especialmente útil al definir perspectivas personalizadas, ya que puedes usar este valor para crear perspectivas para tareas que requieran una cierta cantidad de tiempo.

Aplazar hasta

Usa el campo Aplazar hasta para definir o modificar la fecha de aplazamiento de la selección. Usa los botones +1 día, +1 sem. y +1 mes para añadir una nueva fecha de aplazamiento en el momento actual más el valor del botón elegido, o bien avanza la fecha existente sumando el valor del botón seleccionado.

Cuando se define una fecha de aplazamiento para un ítem, no se considera disponible para actuar hasta que se llega a esa fecha.

Si un proyecto o grupo tienen definida una fecha de aplazamiento, los ítems incluidos adoptarán esa fecha. (Si se aplica una fecha de aplazamiento posterior directamente en el ítem, ésta tendrá prioridad sobre la fecha heredada.)

Vence

Usa el campo Vence para definir o modificar la fecha de vencimiento de la selección. Usa los botones +1 día, +1 sem. y +1 mes para añadir una nueva fecha de vencimiento en el momento actual más el valor del botón elegido, o bien avanza la fecha existente sumando el valor del botón seleccionado.

Cuando se define una fecha de vencimiento para un ítem, se considera vencido en esa fecha (y que vence pronto de acuerdo con tus preferencias de Fecha y hora).

Si un proyecto o grupo tienen definida una fecha de vencimiento, los ítems incluidos adoptarán esa fecha. (Si se aplica una fecha de vencimiento anterior directamente en el ítem, ésta tendrá prioridad sobre la fecha heredada.)

Completado

Usa el campo Completado para definir o modificar la fecha de finalización de la selección. Si la selección tiene un estado distinto a Completado, al introducir aquí una fecha (aunque sea una fecha futura), su estado se cambiará a Completado.

Descartado

Usa el campo Descartado para definir o modificar la fecha de descarte de la selección. Si la selección tiene un estado distinto a Descartado, al introducir aquí una fecha (aunque sea una fecha futura), su estado se cambiará a Descartado.

Añadido y Modificado

Estos parámetros indican la fecha en que se ha añadido la selección en OmniFocus y la fecha en la que se ha modificado por última vez. Los valores provienen del historial de cambios, y no pueden modificarse manualmente.

Repetición

Usa la sección Repetición del inspector para configurar tareas que se repiten con regularidad.

Selecciona la casilla Repetir cada para indicar que un ítem se repite. Se pueden definir repeticiones en base a una gran variedad de criterios que se revelan de forma progresiva a medida que eliges opciones en el editor.

Intervalo de repetición

Elige el número de minutos, horas, días, semanas o meses que transcurren entre cada ciclo de repetición. Al elegir semanas o meses, aparecen nuevas opciones de personalización.

Días de la semana

Al seleccionar un intervalo de semanas, aparece una opción para aplicar la repetición los días de la semana elegidos (por ejemplo, los lunes, miércoles y viernes). Al seleccionar un intervalo de meses, aparece una opción para aplicar la repetición un día de la semana concreto, del primero al quinto (o al último) del mes.

Días del mes

Al seleccionar un intervalo de meses, aparece una opción para aplicar la repetición los días del mes elegidos (o el último día del mes).

Programar la siguiente

Si el ítem tiene una fecha de aplazamiento, elige si al completar el ítem se programará la siguiente repetición como:

• Fecha de vencimiento: el ítem debe completarse de nuevo antes de esa fecha. O bien:
• Fecha de aplazamiento: el ítem vuelve a estar disponible en esa fecha.

Repetir desde

Elige si al completar el ítem se programará la siguiente repetición desde:

• Finalización: el intervalo de repetición empieza cuando se completa el ítem. O bien:
• Fechas asignadas: el intervalo de repetición empieza en la fecha asignada original.

Notificaciones

Usa el inspector Notificaciones para ver todas las notificaciones definidas para un ítem seleccionado, para añadir nuevas notificaciones personalizadas y para eliminar notificaciones no deseadas.

El inspector contiene una lista de notificaciones actualmente definidas para el ítem, seguidas de un control para añadir nuevas notificaciones personalizadas.

Notificaciones basadas en preferencias

Dependiendo de tus preferencias de Notificaciones y de los atributos que hayas definido para un ítem, pueden crearse hasta tres notificaciones automáticamente.

• Aplazado: si has definido una fecha de aplazamiento y marcado la casilla Aplazado en las preferencias, se añadirá una notificación automáticamente para la fecha de aplazamiento.

• Último inicio: si has definido una fecha de vencimiento y una duración estimada para un ítem, y la casilla Último inicio está marcada en las preferencias, se creará una notificación indicando el último momento posible en el que se puede iniciar la tarea para completarse a tiempo.

• Vencimiento: si has definido una fecha de vencimiento y marcado la casilla Vencimiento en las preferencias, se añadirá una notificación automáticamente para la fecha de vencimiento.

Notificaciones personalizadas

Usa el menú desplegable Añadir notificación para crear una nueva notificación de uno de los siguientes tipos:

• Antes del vencimiento: añade una notificación para una fracción de tiempo concreta antes del vencimiento del ítem. Una notificación de este tipo depende siempre de la fecha de vencimiento del ítem. Si se modifica o elimina la fecha de vencimiento, la hora de la notificación quedará alterada.

• Personalizada: añade una notificación para la fecha y hora que elijas en el calendario visible. Este tipo de notificación fija no depende de otros factores; la fecha y hora definidas no se modificarán aunque se cambien otras fechas del ítem afectado.

Revisión

Usa la sección Revisión del inspector para cambiar la frecuencia con la que se propone la revisión del proyecto, así como editar la fecha de la siguiente revisión programada.

Próxima revisión

Usa este campo para ajustar la fecha de la siguiente revisión programada del proyecto.

Revisar cada

Cambia la frecuencia con la que se propone la revisión del proyecto, expresada en días, semanas, meses o años. Por omisión, se propone cada semana, empezando una semana después de la creación del proyecto.

Última revisión

La fecha en que se revisó el proyecto por última vez. El valor proviene del historial de cambios y no puede modificarse manualmente.

Notas y archivos adjuntos

Usa la sección Nota del inspector para añadir, ver y editar notas o archivos adjuntos asociados a la selección.

Para añadir una nota a un ítem, haz clic en el icono de la nota en el esquema, junto al título del ítem, edita el campo de la nota en el inspector o elige Edición > Editar nota (Comando-’).

Además de texto sin formato, también puedes usar texto enriquecido en las notas, incluyendo tipos de letra, colores y estilos personalizados. La notas también permiten usar hipervínculos; introduce una URL en el campo de Nota y se convertirá automáticamente en un enlace interactivo.

El campo de notas también muestra todos los archivos adjuntos asociados con el ítem seleccionado.

Archivos adjuntos

Con una acción o un proyecto seleccionado, elige Edición > Adjuntar archivo. Se abrirá un cuadro de selección de archivos por el que puedes navegar para buscar el archivo que quieras adjuntar. Puedes elegir entre crear un enlace al archivo en el sistema, o bien integrar el archivo en la base de datos (la opción de integración se encuentra elegida por omisión).

Cuando se incrusta un archivo adjunto y se sincroniza OmniFocus, el archivo se copia en la base de datos de OmniFocus y se guarda en el servidor de sincronización, desde donde puede recuperarse siempre que lo necesites.

Si quieres acceder al archivo desde otros dispositivos, esta es la opción adecuada. Si añades el archivo adjunto en forma de enlace, el archivo quedará almacenado localmente en el sistema y no se integrará con el resto de datos de OmniFocus.

La lista de archivos adjuntos

La Lista de archivos adjuntos (Ventana > Lista de archivos adjuntos) ofrece un acceso rápido a todos los archivos almacenados en la base de datos. Puede resultar útil para buscar materiales de referencia que hayas añadido a tus acciones y proyectos.

La Lista de archivos adjuntos muestra una lista de todos los archivos adjuntos, además de una imagen en miniatura, el tamaño del archivo y la fecha de incorporación. Haz clic en cualquiera de las cabeceras de columna para ordenar la lista por ese atributo (en orden ascendente o descendente). Haz clic en el triángulo de expansión en la parte izquierda de una fila de archivo adjunto para mostrar los ítems asociados de la base de datos; haz doble clic en el adjunto para mostrar el archivo directamente.

La Lista de archivos adjuntos también puede ser útil para deshacerse de archivos antiguos y aligerar la base de datos, de manera que ocupe menos espacio en todos tus dispositivos (especialmente útil cuando sincronizas).

Para eliminar un archivo adjunto que ya no necesites, selecciónalo en la lista y haz clic en el botón Eliminar en la esquina inferior izquierda de la ventana. El cuadro de diálogo muestra cuántos archivos adjuntos se han seleccionado para su eliminación y cuántos ítems concretos de la base de datos están relacionados.

Si quieres recuperar los archivos adjuntos de la base de datos (quizá antes de realizar una limpieza importante), selecciónalos en la lista y elige Exportar. Aparece un panel de exportación en el que puedes elegir una ubicación del Mac para almacenar los archivos adjuntos. Dirígete al directorio que quieres usar como destino para la exportación y haz clic de nuevo en Exportar para guardar una copia de los archivos en tu unidad.